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lycantec ERP Vol. 1

Im Kundenauftrag entwickeltes ERP (Enterprise Resource Planning) System mit Fokus auf Personalvermittlung und leistungsstarken Merkmalen in der Dokumenten Verwaltung. Basierend auf Microsoft .net und dem Microsoft SQL Server.

Um Sie von unseren Fertigkeiten und Erfahrungen im Bereich des Application Engineerings zu überzeugen führen wir Sie hiermit in eines unserer Projekte ein und geben Ihnen auch ein groben Überblick über die Möglichkeiten die Sich für Sie durch ähnliche Systeme ergeben - egal was oder wen Sie verwalten wollen/müssen.

Die Herausforderung(en)



Im Rahmen eines Projektes hatten wir die Gelegenheit ein ERP System für ein deutschlandweit operierendes Unternehmen mit internationalen B2B Kontakten zu entwickeln. Das Unternehmen vermittelt Personal aus dem Ausland mithilfe der ebenfalls im Ausland tätigen B2B Partner. Unsere Aufgabe war es eine Möglichkeit zu schaffen diese Vermittlung über ein System abzubilden, welches es vielen Angestellten gleichzeitig und effizient erlaubt Ihre Aufgabe mit höchster Qualität und Quantität wahrzunehmen.

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Der Ist Zustand war die Verwaltung des Kundenstamms, Geschäftspartner und zu vermittelnden HR Ressourcen mittels Excel Listen was mit der Zeit natürlich die Effektivität und Qualität stark einschränkte und sogar eine Gefahr für´s weitere Wachstum darstellte. Eine weitere Herausforderung war die Kommunikation intern und extern welche zu dem Zeitpunkt über klassische EMail Programme wie Microsoft Outlook erfolgte - dies stellte die Angestellten und die Technik auf eine Harte Probe denn das gleichzeitige arbeiten an einem Posteingang ist nur sehr schwer möglich, auch kommen viele EMail Programme mit der aufgetretenen EMail Anzahl von mehreren Millionen und Größe im mehrstelligen GB Bereich nur bedingt zurecht.

Unsere Lösung



Der Auftraggeber dachte zuvor über die Anschaffung eines SAP Systems nach aber nach einigen Gesprächen stellten wir fest das eine individuellere Lösung her musste. Also entschieden wir uns die Entwicklung eines, speziell für diesen Kunden entwickelten ERP Systems. Zusammen mit dem Auftraggeber entwickelten wir die Anforderungen und entschieden uns für das Konzept des Prototypings - was es für uns nicht einfach machte aber dem Kunden sehr viele Annehmlichkeiten und Einflussmöglichkeiten auf die Software gab.

Nach einigen Monaten Entwicklungszeit installierten wir die finale Version auf einigen, für den Kunden bereitgestellten Servern und führten die Übergabe in den Geschäftsräumen des Kunden mit (der gesamten Belegschaft) bei einer umfassenden Schulung durch. Darüber hinaus unterstützten wir den Auftraggeber bei der Übergangsphase von Excel und Outlook auf das neue System durch ständige Beratung und Server Betreuung. Auch wurden mitunter kleinere Designanpassungen vorgenommen um z.B. die Usability zu verbessern.

Durch dieses neue System ergaben sich automatisch auch viele neue Anforderungen. So musste im Nachhinein ein Zugang für B2B Partner geschaffen werden. Zum einen schufen wir eine grafische Benutzeroberfläche worüber die Partner Ihre gesamten Daten (Informationen und Dokumente) unserem Kunden zur Verfügung stellen konnten. Zum anderen entwickelten wir eine Schnittstelle welche Daten mit anderen Systemen über SOAP im Hintergrund automatisch synchronisiert, ganz ohne Interaktion von Mitarbeitern welche Daten austauschen müssen.

Kommunikation

Ein Modul zur effizienteren Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.



Diese Komponente ist sogleich die Umfangreichste des Projektes und bildet quasi den Mittelpunkt. Es handelt sich dabei um eine Lösung welche alle eingehenden EMails empfängt und mehreren Sachbearbeitern nach einer gewissen Vorverarbeitung zur Verfügung stellt. Dabei werden EMails automatisch eingeordnet d.h. wenn eine EMail Adresse bereits durch ein Kunden bekannt ist werden alle EMails mit diesem verknüpft. Dadurch können die Sachbearbeiter umgehend sehen um welchen Kunden es sich handelt und ohne die Kundenverwaltung zu öffnen alle notwendigen Details vor Ort erkennen.

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Außerdem gibt es umfangreiche Funktionen die das gleichzeitige arbeiten vieler Personen an einem Posteingang erlaubt. Das System informiert ständig über den Status spezieller EMails durch eine Aktivitätsanzeige - so wird das doppelte bearbeiten z.B. verhindert. Auch kann durch eine History nachverfolgt werden ob eine bestimmte EMail bereits bearbeitet wurde, oder eben noch nicht. Das alles unterstützt das gleichzeitige Arbeiten vieler Personen von jedem Ort der Welt.

Darüber hinaus erlaubt es diese Funktion die Verwendung von EMail Vorlagen wobei die Sachbearbeiter aus selbst definierbaren Textbausteinen eine EMail binnen Sekunden verfassen können. Dabei werden vom System alle notwendigen Daten, wie Vor und Nachname des Empfängers in die Vorlagen eingefügt. Daraus ergibt sich eine nicht zu unterschätzende Zeit Ersparnis und erhöht außerdem die Qualität der Antworten.

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Natürlich sind typische EMail Funktionen wie konfigurierbarer SPAM Filter, EMail Ordner usw... enthalten.

Das Modul wurde auf Performance ausgelegt und ist in der Lage Millionen von EMails zu verwalten. Typische EMail Programme würden bei Mailboxgrößen von mehreren Gigabyte bereits ein spürbaren Performance Verlust verzeichnen und erlauben es auch nur einer Person mit dem Bestand zu arbeiten.

Das System arbeitet natürlich auch, wenn niemand am System aktiv arbeitet, die EMail Synchronisation erfolgt asynchron - somit kommen auch Nachts EMails im System an und können z.B. durch ein Datenverlust beim Provider während der Nacht nicht verloren gehen. Auch wären Benachrichtigungen auf wichtigen Schriftverkehr jederzeit möglich.

Unter dem Punkt "Demonstration" können Sie sich ein Bild des Systems machen.

CRM - Kundenverwaltung



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Hierbei handelt es sich um mehr als eine reine Kundenverwaltung. Nicht nur das dort natürlich Kundendaten erfasst ein eingesehen werden können sondern bietet diese Funktion das verwalten von zu Kunden gehörenden Fremdobjekte wie Dokumente, Kontakte, Aufgaben, EMails und Vertragsdaten.

Auch werden Daten aus externen Quellen wie der Website importiert und voll automatisch zugeordnet und entsprechenden Sachbearbeitern vorgelegt.

Speziell für diesen Kunden wurden viele weitere Metadaten hinzugefügt die im täglichen Geschäft gebraucht werden und über den normalen Funktionsumfang eines CRM´s hinausgehen. Ein Beispiel ist die Provisionsabrechnung mit B2BPartnern.

B2B / Partner



Im Rahmen einiger Folgeaufträge war es unsere Aufgabe, Zugänge für Geschäftspartner zu entwickeln. Zum einen stellten wir eine graphische Benutzeroberfläche bereit welche es den Partnern erlaubte, eigenständig Daten in den Geschäftslauf unseres Auftraggebers einfließen zu lassen. Aufgrund der Internationalen Geschäftsbeziehungen unseres Auftraggebers musste dies multilingual erfolgen weshalb wir dem Kunden eine umfangreiche Möglichkeit der Lokalisierung zur Verfügung stellten.

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Partnern, welche dieses Oberfläche nicht ausreichte, stellten wir elektronische Schnittstellen bereit oder nutzten die Schnittstellen des Partners um Daten zwischen den Systemen zu synchronisieren sodass der Datenaustausch vollkommen automatisch erfolgt. So wurde als Beispiel eine Schnittstelle zum Microsoft Dynamics CRM hergestellt.

HR Managment & Vermittlung

Funktionen um die Human Resources des Kunden zu verwalten.



Dieses Modul beinhaltet eine Verwaltung der Angestellten inkl. Arbeitszeiterfassung, natürlich inkl. der Möglichkeit einer Stundenabrechnung.

Buchhaltung

Rechnungen erstellen, erfassen ...



Dieses Modul erlaubt das erstellen und verwalten von Rechnung. Natürlich inkl. Anbindung an das Kommunikationsmodul zwecks Rechnungsversand.

 

Workflow

Erlaubt das erstellen von Aufgaben zwischen den einzelnen Benutzern des Systems.



Für den internen Workflow wurde dieses Modul entwickelt. Es erlaubt es an verschiedene Objekte im System aufgaben zu binden.

Technik & Vorteile

... Übersicht über die von uns verwendeten Technologien um dieses Projekt zu realisieren.



Bei diesem Projekt handelt es sich um eine Webapplication. Als technische Grundlage wurde das Microsoft .net Framework verwendet da es uns ermöglichte alle Anforderungen des Kunden umzusetzen d.h. nicht nur die Oberfläche sondern auch z.B. die EMail Syncronisation die als Hintergrund Dienst läuft.

Um das Benutzerinterface zu entwickeln verwendeten wir ASP.net Ajax mit vielen, selbst entwickelten Komponenten um die Usability und Kombatibilität zu maximieren. Durch Ajax ist es möglich das sich eine Webapplikation "anfühlt" wie eine klassische Anwendung - die Benutzer benötigen also keine Umgewöhnungsphase und finden sich oft von allein zurecht.

Vorteile ... gegenüber klassischen Systemen.

Da es sich um eine Webapplication handelt ist keine Installation von Software auf den Arbeitsstationen der Benutzer notwendig. Die Wartung und Verwaltung erfolgt komplett auf dem Server, somit sind Wartungskosten im Vergleich zu klassischen Systemen (welche z.B. ein Windows Programm zur Interaktion mit dem Benutzer verwenden) erheblich geringer.

Außerdem ergeben sich weitere Vorteile wie der Betriebssystem unabhängige Zugriff der Mitarbeiter, somit können auch Mac´s verwendet werden. Weiterer Vorteil ist natürlich der Zugriff von jedem beliebigen Rechner in der Welt auf das System.

Als "Datenspeicher" wird eine hochperformanter Microsoft SQL Server eingesetzt welcher in der Lage ist millionen von Daten zu verwalten. Selbst SAP Systeme werden mit SQL Servern von Microsoft betrieben.

 

Services

Weitere Dienstleistungen bei diesem Projekt



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Neben der Dienstleistung zum entwickeln der Lösung für den Auftraggeber unterstützten wir den Kunden auch bei der Ideenfindung - um Probleme im allgtäglichen Betrieb mit einer passenden elektronischen Lösung zu lösen. Darüber hinaus übernahmen wir die Installation & Wartung der betroffenen Serversysteme und auch Korrekturen nach der Abnahme.

Preis / Investition

Preis Informationen zum lycantec ERP Vol. 1



Kontakt











Der Preis für ein solches System ist bei einer Individual Entwicklung wie in diesem Fall natürlich nicht ganz billig und natürlich können wir Ihnen hier nicht die Höhe der Investition unseres Kunden nennen - aber spätestens nach wenigen Monate hat sich das Projekt beim Kunden bereits amortisiert.

Sollten Sie ebenfalls Interesse an einem ähnlichen Projekt haben so können Sie sich gern direkt an uns per Telefon oder folgendem Kontaktformular wenden, wir setzen uns anschließend schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung.

 

Web EMail Client Screenshots

Um sich ein Bild von einer der wichtigsten Komponenten des ERP´s machen zu können haben wir hier einige ausgewählte Screenshots aus der Software angefertigt.



Kontaktinformationen











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Büro Adresse

Lycantec - Inh. Andy Gerke
Karlsruher Strasse 47
68766 Hockenheim
Germany


Letzte Aktualisierung am 14.07.2015 12:28:06




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